Demande de subvention

Guide pratique pour les présidents d’associations

Avertissement : ce guide a été élaboré pour facilité les démarches des citoyens qui constituent ou qui reprennent la charge d’une association. Les explications qui suivent sont générales. Pour des associations au caractère très particulier, des lois et des règlements ont pu prévoir des dispositions particulières dont il n’est pas question ici.

Par ailleurs, les modèles à télécharger sont donnés à titre indicatif. Leur utilisation n’engage pas la responsabilité de la Mairie.

Fiches :

Quelles sont les conditions pour constituer une association ?
Peut-on librement choisir le nom de son association ?
Quelles sont les démarches à accomplir pour déclarer une association ?
Que doit on inscrire dans les statuts d’une association ?
Une association doit-elle se doter d’un règlement intérieur en plus de ses statuts ?
Quels sont les changements au sein de l’association qu’il est obligatoire de déclarer en sous préfecture ?
Comment doit fonctionner une association ?
Le registre spécial est-il obligatoire et que doit-on y faire figurer ?

Quelles sont les conditions pour constituer une association ?

La loi a défini un cadre peu contraignant rendant ainsi sa création accessible au plus grand nombre. « L’association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices » (article 1). Cependant, « toute association fondée sur une cause ou en vue d’un objet illicite, contraire aux lois, aux bonnes mœurs, ou qui aurait pour but de porter atteinte à l’intégrité du territoire national et à la forme républicaine du gouvernement, est nulle et de nul effet... » (art. 3)

Les membres fondateurs d’une association se réunissent pour approuver des statuts, préparer en amont de cette assemblée générale. Ils procèdent à une auto désignation en qualité de dirigeants fondateurs. Cette assemblée constitutive fait l’objet d’un procès verbal qui permet d’effectuer les formalités de déclaration. Ultérieurement, d’autres membres pourront adhérer à l’association, dans les conditions fixées par les statuts.

Les associations peuvent se former librement sans autorisation ni déclaration préalable, mais elles ne possèdent la capacité juridique que si elles se sont rendues publiques par les soins de leurs fondateurs. Une association n’est rendue publique que par insertion au Journal officiel, sur production du récépissé de déclaration en sous-préfecture.

Lorsqu’elle est déclarée, l’association possède donc la capacité juridique (on dit aussi qu’elle a la personnalité juridique ou la personnalité morale). C’est notamment ce qui l’autorise à percevoir des cotisations de ses membres, à demander des subventions ou à saisir la justice

Peut-on librement choisir le nom de son association ?

Une association est libre de choisir sa dénomination et son sigle. Il peut s’agir d’une dénomination faisant appel à l’imagination et à sa relation directe avec son activité. Celle-ci peut s’appeler, centre, office, cercle, société ou ligue...
L’association deviendra propriétaire de sa dénomination sous réserve que celui-ci soit original dès sa publication au JO. Et si nécessaire, l’association pourra agir en justice pour protéger cette dénomination. A l’inverse, l’association doit veiller à ne pas choisir une dénomination déjà utilisée : le minimum de précaution consiste à rechercher auprès de l’INPI (institut national de la propriété intellectuelle) si une entreprise ou une société n’a pas déjà déposé une marque correspondant au nom que l’on souhaite choisir. Elle ne peut non plus utiliser certaines appellations protégées (fondation, mutuelle, fédération nationale...).

Quelles sont les démarches à accomplir pour déclarer une association ?

Pour les associations de La Queue en Brie, cette déclaration doit se faire à la sous-préfecture de Nogent sur Marne, chef-lieu de notre arrondissement.

Les dirigeants de l’association doivent faire connaître le titre de l’association, ses buts, le siège (c’est-à-dire l’adresse du siège social et des établissements qui en dépendent s’il y a lieu), les noms, professions, domiciles et nationalités de ceux qui sont chargés de l’administration ou de la direction de l’association (L. 1er juill. 1901, art. 5 al. 2). Deux exemplaires des statuts sont à joindre à la déclaration. Un récépissé est adressé par l'administration dans les cinq jours qui suivent la remise du dossier complet. Il mentionne la date de dépôt de la déclaration complète.
La sous-préfecture se charge de transmettre la demande de publication de la déclaration à la Direction du Journal officiel. Les informations sont publiées au Journal officiel (version papier et version en ligne sur le site Internet). L'insertion doit être réalisée dans le mois qui suit la déclaration, sur production du récépissé.
Coût forfaitaire de la publication au Journal Officiel de la déclaration de création de l'association : 43€ (depuis le 28 novembre 2008). Coût de la publication au Journal Officiel de l'avis de dissolution de l'association : gratuit (inclus dans le forfait de déclaration préalable).

Téléchargez le modèle de déclaration de création d'une association
Téléchargez le modèle de déclaration de création d'une association au JO
Téléchargez le modèle de déclaration de dissolution d'une association
Téléchargez le modèle de déclaration de dissolution d'une association au JO

Que doit on inscrire dans les statuts d’une association ?

La loi de 1901 ne précise pas le caractère formel des statuts. Toutefois, afin d’éviter toute difficulté ou toute contestation inutile dans le fonctionnement de l’association, le bon sens incite à prévoir dans les statuts les éléments suivants :

L’indication du titre de l’association, de son objet, de sa durée et de son siège social ;
Les conditions d’admission et de radiation de ses membres ;
Les règles d’organisation et de fonctionnement de l’association et la détermination des pouvoirs conférés aux membres chargés de l’administration.
Les conditions de modification des statuts et de la dissolution de l’association;
Les règles suivant lesquelles les biens seront dévolus en cas de dissolution volontaire, statutaire, prononcée en justice ou par décret ;

Ces éléments sont d’ailleurs obligatoires dans les statuts des associations qui demandent à l’Etat une reconnaissance d’utilité publique. Leur existence peut aussi être un élément d’appréciation du sérieux de l’association lors de l’examen d’une demande de subvention.

Téléchargez un modèle de statuts

Une association doit-elle se doter d’un règlement intérieur en plus de ses statuts ?

Ce n’est pas obligatoire mais c’est plus prudent. Toute modification des statuts devant faire l’objet d’une déclaration à la sous-préfecture, il est recommandé de n’y faire figurer que les éléments d’ordre permanent. Les dispositions susceptibles de faire l’objet de modifications fréquentes (par exemple le montant des cotisations) sont alors précisées dans le règlement intérieur. Le règlement intérieur peut d’ailleurs être prévu par les statuts.

Quels sont les changements au sein de l’association qu’il est obligatoire de déclarer en sous préfecture ?

Les associations sont tenues de faire connaître, dans les trois mois, tous les changements survenus dans leur administration (remplacement des responsables, changement d’adresse du siège social et achat ou ventes de locaux), ainsi que toutes les modifications apportées à leurs statuts.
Tout changement peut faire l'objet de la publication d'un rectificatif au Journal Officiel (ce n'est pas obligatoire).
Coût forfaitaire de la publication de la déclaration de modification : 31 € (depuis le 28 novembre 2008).
Téléchargez le modèle de déclaration de changement de responsable
Téléchargez le modèle de déclaration de changement de siège social
Téléchargez le modèle de déclaration de changement de dénomination
Téléchargez le modèle de déclaration de modification d'une association au JO

Comment doit fonctionner une association ?

Les modalités de fonctionnement d'une association sont généralement fixées par ses statuts, rédigés librement, qui précisent notamment la composition, le mode et la durée de désignation ainsi que les pouvoirs de chacune des instances. Ce n’est absolument pas obligatoire mais cela évite les contestations internes et permet de produire des justificatifs incontestables dans les relations avec l’administration, les commerces, la poste et les banques

Une assemblée générale (AG) contrôle souvent le fonctionnement de l'association, entend les rapports moral (on dit aussi rapport d’activité) et financier, approuve les comptes, le rapport d’orientation (l’activité prévue l’année suivante) et les éventuelles modifications statutaires. Il est prudent que les statuts ou le règlement intérieur réservent les décisions importantes et le contrôle des comptes à l’AG.
Elle élit les membres du conseil d'administration et/ou, le cas échéant, les membres du bureau. L'assemblée générale est convoquée par le conseil d'administration, par le bureau ou par le président, selon ce que prévoient les statuts ou le règlement intérieur. Il est préférable, pour éviter une déclaration supplémentaire en sous-préfecture, que la périodicité et l’époque de la tenue de l’AG soit précisée dans le règlement intérieur.
La tenue d'un registre des procès-verbaux des AG n'est pas obligatoire, mais utile pour apporter la preuve que les représentants de l'association ont bien été mandatés (par exemple, pour ouvrir un compte bancaire). Les PV des AG peuvent aussi être demandé lors de l’examen d’une demande de subvention.

Le conseil d'administration gère l'association, prépare les travaux de l'assemblée générale et contrôle l’action du bureau. Dans les petites associations, il peut être remplacé directement par le bureau

Le bureau est généralement composé d'un président, d'un secrétaire et d'un trésorier qui agissent au nom de l’association et qui la font vivre au quotidien. Ces responsables peuvent avoir des adjoints. On peut aussi être membre du bureau sans responsabilité particulière. Les taches des uns, des autres ou du bureau collectivement peuvent être définies par les statuts ou le règlement intérieur qui précisent également comment, par qui et pour combien de temps ils sont désignés.

Le registre spécial est-il obligatoire et que doit-on y faire figurer ?

Oui.Les modifications apportées aux statuts et les changements survenus dans l’administration de l’association sont transcrits sur un registre spécial tenu au siège de toute association déclarée ; les dates des récépissés des déclarations relatives aux modifications et changements sont mentionnées au registre. Ce registre devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu’elles en feront la demande.
Le registre est coté de la première à la dernière page et paraphé sur chaque feuille par la personne habilitée à représenter l’association. Les inscriptions doivent être faites de suite et sans aucun blanc.